1. Ποιοι είμαστε
Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου περιγράφει πώς η LEVERGEN ΙΚΕ (στο εξής «η Εταιρεία», «εμείς»), με έδρα Φρίξου 15, 54627, Θεσσαλονίκη, ΑΦΜ 802225063, συλλέγει και επεξεργάζεται δεδομένα μέσω της εφαρμογής Sfiling και του ιστότοπου https://www.s-filing.com.
Για κάθε ερώτημα σχετικά με τα δεδομένα σας, επικοινωνήστε στο info@s-filing.com.
2. Ο διπλός μας ρόλος
Λόγω της φύσης της υπηρεσίας, λειτουργούμε με δύο ρόλους:
- Ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας για τα δεδομένα που αφορούν τη δική σας σχέση μαζί μας (στοιχεία λογαριασμού, άδειας, χρήσης).
- Ως Εκτελών την Επεξεργασία για τα δεδομένα που περιέχονται στα έγγραφα τα οποία διαχειρίζεστε μέσω του Sfiling. Για αυτά, εσείς παραμένετε ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας και ορίζετε τους σκοπούς. Εμείς τα επεξεργαζόμαστε αποκλειστικά κατ' εντολή σας.
3. Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε
α) Στοιχεία λογαριασμού και άδειας. Διεύθυνση email, στοιχεία άδειας χρήσης, μοναδικό αναγνωριστικό συσκευής (Device ID Hash) και, όπου εφαρμόζεται, στοιχεία χρέωσης.
β) Δεδομένα χρήσης. Μετρητές αρχειοθέτησης, χρόνοι επεξεργασίας, ποσοστά επιτυχίας και παρόμοια στατιστικά, για τη λειτουργία των ορίων και της καρτέλας Δραστηριότητας.
γ) Εγγραφές αρχειοθέτησης. Για κάθε αρχείο τηρείται εγγραφή (όνομα, φάκελος προορισμού, τύπος εγγράφου, σύνδεσμος cloud κ.λπ.). Τα ευαίσθητα πεδία κρυπτογραφούνται τοπικά στη συσκευή σας πριν την αποστολή και αποθηκεύονται αποκλειστικά κρυπτογραφημένα· το μη κρυπτογραφημένο περιεχόμενό τους δεν εξέρχεται ποτέ από τη συσκευή σας. Το κλειδί αποκρυπτογράφησης δεν αποθηκεύεται στη βάση δεδομένων μας, ώστε πρόσβαση σε αυτήν να μην επιτρέπει την ανάγνωση των εγγραφών.
δ) Περιεχόμενο εγγράφων κατά την ταξινόμηση. Για να ταξινομηθεί ένα έγγραφο, το περιεχόμενό του (κείμενο ή εικόνα) αποστέλλεται στην υπηρεσία τεχνητής νοημοσύνης που χρησιμοποιούμε, αποκλειστικά για τον σκοπό της ταξινόμησης. Δεν χρησιμοποιείται για εκπαίδευση μοντέλων και δεν αποθηκεύεται από εμάς.
ε) Τα ίδια τα αρχεία σας. Κατά κανόνα αποθηκεύονται απευθείας από τον υπολογιστή σας στον χώρο αποθήκευσης που επιλέγετε — τοπικό φάκελο, δικτυακό δίσκο του γραφείου σας ή λογαριασμό cloud. Δεν τα φιλοξενούμε ούτε κρατάμε αντίγραφά τους.
Εξαίρεση αποτελεί μία περίπτωση στο Google Drive: όταν αρχειοθετείτε σε φάκελο που δημιούργησε συνάδελφός σας μέσα από την εφαρμογή, το αρχείο διαβιβάζεται μέσω των διακομιστών μας και από εκεί αποθηκεύεται στον χώρο cloud σας. Αυτό είναι τεχνικά αναγκαίο επειδή η εφαρμογή χρησιμοποιεί στο Google Drive περιορισμένη πρόσβαση ανά φάκελο, και ο δικός σας λογαριασμός δεν έχει από μόνος του δικαίωμα στον φάκελο που δημιούργησε άλλος χρήστης. Και σε αυτή την περίπτωση το αρχείο δεν αποθηκεύεται στους διακομιστές μας: διαβιβάζεται και απορρίπτεται. Η διαβίβαση πραγματοποιείται είτε μέσω των διαπιστευτηρίων σύνδεσης cloud του οργανισμού σας που τηρούνται κρυπτογραφημένα στους διακομιστές μας (βλ. ενότητα 8) είτε μέσω ειδικού λογαριασμού υπηρεσίας, και κάθε σχετική πρόσβαση στα διαπιστευτήρια καταγράφεται στο αρχείο καταγραφής που είναι διαθέσιμο στη διαχειριστική πύλη. Για φακέλους που έχετε επιλέξει εσείς, για Dropbox και OneDrive, καθώς και για τοπικούς ή δικτυακούς φακέλους, τα αρχεία αποθηκεύονται πάντα απευθείας χωρίς να περνούν από εμάς.
4. Νομική βάση επεξεργασίας
Επεξεργαζόμαστε δεδομένα βάσει της εκτέλεσης της σύμβασης, της συγκατάθεσής σας (όπου απαιτείται), της συμμόρφωσης με νομικές υποχρεώσεις και του έννομου συμφέροντός μας για την ασφάλεια και βελτίωση της υπηρεσίας.
5. Πρόσβαση σε αποθηκευτικό χώρο cloud (OAuth)
Η σύνδεση με τον πάροχό σας (Google Drive, OneDrive, Dropbox) γίνεται μέσω OAuth. Η εφαρμογή λαμβάνει περιορισμένη εξουσιοδότηση για να αποθηκεύει και να οργανώνει αρχεία στους φακέλους που ορίζετε. Μπορείτε να ανακαλέσετε την εξουσιοδότηση οποτεδήποτε.
6. Τρίτοι πάροχοι (υπεργολάβοι επεξεργασίας)
- Πάροχος υπηρεσίας τεχνητής νοημοσύνης — ανάγνωση και ταξινόμηση εγγράφων. Η ταυτότητά του διατίθεται κατόπιν αιτήματος.
- Render — φιλοξενία των διακομιστών (backend) της υπηρεσίας.
- Supabase — βάση δεδομένων, για τις (κρυπτογραφημένες) εγγραφές και τα δεδομένα λογαριασμού/χρήσης.
Οι ανωτέρω πάροχοι διαθέτουν τις απαραίτητες πιστοποιήσεις ασφάλειας πληροφοριών. Ο πάροχος τεχνητής νοημοσύνης δεν χρησιμοποιεί το περιεχόμενο των εγγράφων για εκπαίδευση μοντέλων.
7. Χρόνος διατήρησης
Διατηρούμε τα δεδομένα όσο διαρκεί η σχέση μας και για όσο απαιτείται από τον νόμο. Με τη λήξη, διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται, εκτός αν νομική υποχρέωση επιβάλλει διαφορετικά.
Ειδικότερα, ανά κατηγορία δεδομένων:
- Περιεχόμενο εγγράφων. Δεν αποθηκεύεται. Χρησιμοποιείται μόνο κατά τη διάρκεια της ταξινόμησης και δεν διατηρείται μετά την ολοκλήρωσή της.
- Δεδομένα χρήσης (μετρητές αρχειοθέτησης). Τηρούνται αναλυτικά, ανά ημέρα, για ένα έτος από την πρώτη αρχειοθέτηση της κάθε άδειας. Στη συνέχεια συμπτύσσονται αυτόματα σε μηνιαία σύνολα, τα οποία διατηρούνται για λόγους χρέωσης και υποστήριξης.
- Εγγραφές αρχειοθέτησης. Τηρούνται οι 1.500 πιο πρόσφατες ανά συσκευή. Οι παλαιότερες διαγράφονται αυτόματα. Όταν η συσκευή μεταβιβάζεται σε άλλον χρήστη, το ιστορικό της διαγράφεται πλήρως. Με τη λήξη της συνεργασίας, οι εγγραφές διατηρούνται για 30 ημέρες και στη συνέχεια διαγράφονται οριστικά.
- Ανακοινώσεις νέων φακέλων προς συναδέλφους. Διαγράφονται μετά από 90 ημέρες.
- Δεδομένα λογαριασμού και άδειας. Τηρούνται όσο διαρκεί η σύμβαση και για όσο απαιτούν οι φορολογικές και λοιπές νόμιμες υποχρεώσεις.
Τα δεδομένα που αποθηκεύονται τοπικά στη συσκευή σας (ρυθμίσεις, διακριτικά πρόσβασης, δομή φακέλων) παραμένουν εκεί έως ότου τα διαγράψετε ή απεγκαταστήσετε την εφαρμογή.
8. Ασφάλεια
Εφαρμόζουμε κρυπτογράφηση των ευαίσθητων πεδίων στην πλευρά του χρήστη, κρυπτογραφημένες συνδέσεις, εξουσιοδότηση ανά συσκευή και περιορισμό πρόσβασης. Λαμβάνουμε εύλογα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα.
Ορισμένα δεδομένα λειτουργίας (π.χ. τα διακριτικά πρόσβασης / OAuth tokens για τη σύνδεση με τον πάροχο cloud, καθώς και ρυθμίσεις και η δομή φακέλων σας) αποθηκεύονται τοπικά στη συσκευή σας, ώστε η εφαρμογή να λειτουργεί χωρίς επανειλημμένη σύνδεση. Η φυσική και λειτουργική ασφάλεια της συσκευής (έλεγχος πρόσβασης, κρυπτογράφηση δίσκου, λογαριασμοί χρηστών) αποτελεί ευθύνη του πελάτη/χρήστη. Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να αποσυνδέσετε τον πάροχο cloud, ώστε τα τοπικά διακριτικά να παύσουν να ισχύουν.
Όταν ο οργανισμός σας συνδέει λογαριασμό cloud μέσω της διαχειριστικής πύλης, τα σχετικά OAuth tokens αποθηκεύονται στους διακομιστές μας αποκλειστικά σε κρυπτογραφημένη μορφή (AES-256) και χρησιμοποιούνται μόνο για τις λειτουργίες που έχετε ζητήσει (π.χ. αρχειοθέτηση σε κοινόχρηστους φακέλους Google Drive). Κάθε πρόσβαση στα εν λόγω διαπιστευτήρια καταγράφεται σε αρχείο καταγραφής με κρυπτογραφική αλληλουχία (tamper-evident), προσβάσιμο από τη διαχειριστική πύλη. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη σύνδεση ανά πάσα στιγμή, οπότε τα αποθηκευμένα tokens διαγράφονται.
9. Τα δικαιώματά σας (GDPR)
Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης, καθώς και ανάκλησης της συγκατάθεσης. Για άσκηση των δικαιωμάτων σας: info@s-filing.com. Έχετε επίσης δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).
Για δεδομένα που περιέχονται στα έγγραφά σας ενεργούμε ως Εκτελών. Σχετικά αιτήματα απευθύνονται πρωτίστως σε εσάς ως Υπεύθυνο Επεξεργασίας.
10. Cookies
Ο ιστότοπός μας δεν χρησιμοποιεί cookies παρακολούθησης ή διαφήμισης. Για τη λειτουργία του (π.χ. αποθήκευση της επιλογής γλώσσας) χρησιμοποιείται τοπική αποθήκευση στον browser σας, η οποία παραμένει στη συσκευή σας και δεν διαβιβάζεται σε εμάς ή σε τρίτους.
11. Αλλαγές στην παρούσα Πολιτική
Ενδέχεται να επικαιροποιήσουμε την παρούσα Πολιτική. Οι αλλαγές αναρτώνται στον ιστότοπο με ενημερωμένη ημερομηνία.
12. Επικοινωνία
Για οποιοδήποτε θέμα προστασίας δεδομένων: info@s-filing.com.