1. Ποιοι είμαστε
Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου περιγράφει πώς η LEVERGEN ΙΚΕ (στο εξής «η Εταιρεία», «εμείς»), με έδρα Φρίξου 15, 54627, Θεσσαλονίκη, ΑΦΜ 802225063, συλλέγει και επεξεργάζεται δεδομένα μέσω της εφαρμογής Sfiling και του ιστότοπου https://www.s-filing.com.
Για κάθε ερώτημα σχετικά με τα δεδομένα σας, επικοινωνήστε στο info@s-filing.com.
2. Ο διπλός μας ρόλος
Λόγω της φύσης της υπηρεσίας, λειτουργούμε με δύο ρόλους:
- Ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας για τα δεδομένα που αφορούν τη δική σας σχέση μαζί μας (στοιχεία λογαριασμού, άδειας, χρήσης).
- Ως Εκτελών την Επεξεργασία για τα δεδομένα που περιέχονται στα έγγραφα τα οποία διαχειρίζεστε μέσω του Sfiling. Για αυτά, εσείς παραμένετε ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας και ορίζετε τους σκοπούς. Εμείς τα επεξεργαζόμαστε αποκλειστικά κατ' εντολή σας.
3. Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε
α) Στοιχεία λογαριασμού και άδειας. Διεύθυνση email, στοιχεία άδειας χρήσης, μοναδικό αναγνωριστικό συσκευής (Device ID Hash) και, όπου εφαρμόζεται, στοιχεία χρέωσης.
β) Δεδομένα χρήσης. Μετρητές αρχειοθέτησης, χρόνοι επεξεργασίας, ποσοστά επιτυχίας και παρόμοια στατιστικά, για τη λειτουργία των ορίων και της καρτέλας Δραστηριότητας.
γ) Εγγραφές αρχειοθέτησης. Για κάθε αρχείο τηρείται εγγραφή (όνομα, φάκελος προορισμού, τύπος εγγράφου, σύνδεσμος cloud κ.λπ.). Τα ευαίσθητα πεδία κρυπτογραφούνται τοπικά στη συσκευή σας πριν την αποστολή και αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα. Δεν διαθέτουμε τα κλειδιά αποκρυπτογράφησης.
δ) Περιεχόμενο εγγράφων κατά την ταξινόμηση. Για να ταξινομηθεί ένα έγγραφο, το περιεχόμενό του (κείμενο ή εικόνα) αποστέλλεται στην υπηρεσία τεχνητής νοημοσύνης που χρησιμοποιούμε, αποκλειστικά για τον σκοπό της ταξινόμησης, και δεν αποθηκεύεται μόνιμα από εμάς για τον σκοπό αυτό.
ε) Τα ίδια τα αρχεία σας. Ανεβαίνουν απευθείας από τον υπολογιστή σας στον δικό σας χώρο cloud. Δεν τα φιλοξενούμε ούτε κρατάμε αντίγραφά τους.
4. Νομική βάση επεξεργασίας
Επεξεργαζόμαστε δεδομένα βάσει της εκτέλεσης της σύμβασης, της συγκατάθεσής σας (όπου απαιτείται), της συμμόρφωσης με νομικές υποχρεώσεις και του έννομου συμφέροντός μας για την ασφάλεια και βελτίωση της υπηρεσίας.
5. Πρόσβαση σε αποθηκευτικό χώρο cloud (OAuth)
Η σύνδεση με τον πάροχό σας (Google Drive, OneDrive, Dropbox) γίνεται μέσω OAuth. Λαμβάνουμε περιορισμένη εξουσιοδότηση για να ανεβάζουμε και να οργανώνουμε αρχεία στους φακέλους που ορίζετε. Μπορείτε να ανακαλέσετε την εξουσιοδότηση οποτεδήποτε.
6. Τρίτοι πάροχοι (υπεργολάβοι επεξεργασίας)
- Πάροχοι αποθήκευσης cloud (Google, Microsoft, Dropbox), όπου εσείς επιλέγετε.
- Render — φιλοξενία των διακομιστών (backend) της υπηρεσίας.
- Supabase — βάση δεδομένων, για τις (κρυπτογραφημένες) εγγραφές και τα δεδομένα λογαριασμού/χρήσης.
- Resend — αποστολή email (π.χ. μηνύματα από τη φόρμα επικοινωνίας).
- Πάροχος υπηρεσίας τεχνητής νοημοσύνης εγκατεστημένος εκτός ΕΟΧ, ο οποίος επεξεργάζεται το περιεχόμενο των εγγράφων αποκλειστικά για την ταξινόμησή τους και δεν το χρησιμοποιεί για εκπαίδευση μοντέλων. Η ταυτότητά του διατίθεται κατόπιν αιτήματος.
Με κάθε υπεργολάβο που επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα έχει συναφθεί ή θα συναφθεί σύμβαση επεξεργασίας (DPA) κατά το άρθρο 28 GDPR. Κατάλογος των ενεργών υπεργολάβων διατίθεται κατόπιν αιτήματος στο info@s-filing.com.
7. Διεθνείς διαβιβάσεις
Ορισμένοι πάροχοι ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα εκτός ΕΟΧ (π.χ. στις Η.Π.Α.). Όπου συμβαίνει, διασφαλίζουμε κατάλληλες εγγυήσεις σύμφωνα με το GDPR, όπως τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.
8. Χρόνος διατήρησης
Διατηρούμε τα δεδομένα όσο διαρκεί η σχέση μας και για όσο απαιτείται από τον νόμο. Με τη λήξη, διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται, εκτός αν νομική υποχρέωση επιβάλλει διαφορετικά.
9. Ασφάλεια
Εφαρμόζουμε κρυπτογράφηση των ευαίσθητων πεδίων στην πλευρά του χρήστη, κρυπτογραφημένες συνδέσεις, εξουσιοδότηση ανά συσκευή και περιορισμό πρόσβασης. Λαμβάνουμε εύλογα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα.
Ορισμένα δεδομένα λειτουργίας (π.χ. τα διακριτικά πρόσβασης / OAuth tokens για τη σύνδεση με τον πάροχο cloud, καθώς και ρυθμίσεις και η δομή φακέλων σας) αποθηκεύονται τοπικά στη συσκευή σας, ώστε η εφαρμογή να λειτουργεί χωρίς επανειλημμένη σύνδεση. Η φυσική και λειτουργική ασφάλεια της συσκευής (έλεγχος πρόσβασης, κρυπτογράφηση δίσκου, λογαριασμοί χρηστών) αποτελεί ευθύνη του πελάτη/χρήστη. Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να αποσυνδέσετε τον πάροχο cloud, ώστε τα τοπικά διακριτικά να παύσουν να ισχύουν.
10. Τα δικαιώματά σας (GDPR)
Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης, καθώς και ανάκλησης της συγκατάθεσης. Για άσκηση των δικαιωμάτων σας: info@s-filing.com. Έχετε επίσης δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).
Για δεδομένα που περιέχονται στα έγγραφά σας ενεργούμε ως Εκτελών. Σχετικά αιτήματα απευθύνονται πρωτίστως σε εσάς ως Υπεύθυνο Επεξεργασίας.
11. Cookies
Ο ιστότοπός μας δεν χρησιμοποιεί cookies παρακολούθησης ή διαφήμισης. Για τη λειτουργία του (π.χ. αποθήκευση της επιλογής γλώσσας) χρησιμοποιείται τοπική αποθήκευση στον browser σας, η οποία παραμένει στη συσκευή σας και δεν διαβιβάζεται σε εμάς ή σε τρίτους.
12. Αλλαγές στην παρούσα Πολιτική
Ενδέχεται να επικαιροποιήσουμε την παρούσα Πολιτική. Οι αλλαγές αναρτώνται στον ιστότοπο με ενημερωμένη ημερομηνία.
13. Επικοινωνία
Για οποιοδήποτε θέμα προστασίας δεδομένων: info@s-filing.com.